Chính sách quyền riêng tư
Sổ Quen do một cá nhân phát triển và vận hành, hiện miễn phí, đang chạy thử với số ít điểm trông xe. Chưa thành lập pháp nhân, chưa có doanh thu, chưa ký hợp đồng dịch vụ với bãi nào.
Vì chưa kinh doanh, Sổ Quen chưa thuộc diện phải có Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ xử lý dữ liệu cá nhân (Điều 21 NĐ 356/2025). Trước ngày thu phí đầu tiên, điều kiện đó phải được đáp ứng — hoặc Sổ Quen tiếp tục miễn phí.
Dữ liệu đang đặt tại máy chủ ở Singapore. Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu xuyên biên giới chưa lập — xem mục 3.
Nghĩa là: dùng Sổ Quen lúc này là dùng một sản phẩm đang chạy thử. Nó chạy thật, có sao lưu, dữ liệu tải về được bất cứ lúc nào — nhưng nó chưa có bộ máy phía sau như một công ty phần mềm. Chủ bãi cần cam kết mức dịch vụ thì chưa nên dùng.
Liên hệ: soquen.app@gmail.com — hộp thư này nhận cả yêu cầu về dữ liệu lẫn câu hỏi của chủ bãi.
Theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP, chủ điểm trông xe là Bên Kiểm soát dữ liệu — người quyết định thu dữ liệu gì của khách và chịu trách nhiệm thông báo cho khách. Sổ Quen là Bên Xử lý dữ liệu — chỉ lưu và xử lý theo yêu cầu của chủ bãi.
Nghĩa vụ treo thông báo tại bãi và trả lời yêu cầu của khách thuộc về chủ bãi, không phải Sổ Quen.
Về hồ sơ đánh giá tác động: hộ kinh doanh và doanh nghiệp siêu nhỏ không phải lập, trừ ba trường hợp — kinh doanh dịch vụ xử lý dữ liệu cá nhân, trực tiếp xử lý dữ liệu nhạy cảm, hoặc đạt từ 100.000 chủ thể dữ liệu trở lên. Doanh nghiệp nhỏ và doanh nghiệp khởi nghiệp được chọn không lập trong 5 năm kể từ 01/01/2026. Gần như mọi điểm trông xe rơi vào diện được miễn; ai không chắc mình thuộc diện nào thì hỏi luật sư trước. Riêng Sổ Quen, vì là bên cung cấp dịch vụ xử lý dữ liệu, không được miễn.
1 · Sổ Quen thu những gì
Đúng bốn nhóm, không hơn:
Email (chủ bãi), tên gọi, số điện thoại (nhân viên), mã PIN đã băm, tên và địa chỉ bãi. Mã PIN không bao giờ được lưu ở dạng đọc được và không API nào trả nó ra.
Tên gọi, biển số xe, và số điện thoại nếu khách tự nguyện cho — trường này được phép để trống. Không thu ngày sinh, số căn cước, địa chỉ hay bất kỳ giấy tờ nào.
Biển số xe, loại xe, giờ vào và giờ ra, số tiền, và ảnh chụp xe nếu nhân viên có chụp. Không thu tên, số điện thoại hay giấy tờ của khách vãng lai.
Mỗi lượt tra biển số ghi lại biển đã chuẩn hoá, kết quả và thời điểm. Mỗi lần chụp ảnh ghi lại việc máy có đọc được biển không — dữ liệu này không kèm biển số, chỉ dùng để đo độ chính xác.
2 · Dùng để làm gì
Xác nhận vé tháng còn hạn, tính tiền gửi xe, đối chiếu khi trả xe, đối soát tiền cuối ca, và tổng hợp doanh thu cho chủ bãi kê khai nghĩa vụ thuế.
Không dùng cho quảng cáo. Không bán, không trao đổi, không chia sẻ cho bên thứ ba nào để tiếp thị.
3 · Gửi đi đâu ngoài Sổ Quen
Ba nơi, đều cần thiết để phần mềm chạy được:
Lưu cơ sở dữ liệu và kho ảnh.
Chạy ứng dụng web.
Khi nhân viên bấm “Chụp biển”, ảnh được gửi tới Google để đọc biển số tự động. Sổ Quen hiện dùng gói miễn phí của Google — theo điều khoản của gói này, Google có thể dùng dữ liệu gửi lên để cải thiện sản phẩm của họ. Chủ bãi nào không chấp nhận điều đó thì đừng dùng nút chụp ảnh; gõ biển số bằng tay không gửi gì ra ngoài.
Dữ liệu được lưu tại máy chủ đặt ở Singapore. Đây là hoạt động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài. NĐ 356/2025 siết chặt hơn NĐ 13/2023 ở điểm này: bên chuyển phải lập hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu xuyên biên giới, thông báo Bộ Công an và có thoả thuận ràng buộc trách nhiệm với bên nhận. Sổ Quen là bên chọn nơi đặt máy chủ nên là bên phải làm việc này. Tại ngày cập nhật, hồ sơ này chưa lập — nói thẳng ra đây để chủ bãi biết mình đang đứng ở đâu, thay vì phát hiện sau.
4 · Lưu gì trên máy người dùng
Sổ Quen không dùng cookie quảng cáo và không có mã theo dõi nào của bên thứ ba. Nhưng có hai thứ nằm ngay trên điện thoại hoặc máy tính đang mở app:
Một cookie duy nhất, tên sq_phien. Chứa mã thành viên, mã bãi và vai trò — không chứa mật khẩu, không chứa dữ liệu khách. Đặt httpOnly nên mã chạy trong trang không đọc được nó. Bấm Thoát là xoá; chủ bãi cũng đá được thiết bị của nhân viên từ xa.
Vỉa hè hay mất sóng, nên app giữ sẵn trên máy danh sách khách quen (tên, biển số, hạn) và những lượt chưa gửi lên được (biển số, giờ vào). Không có phần này thì mất mạng là không nhận được xe.
Ảnh xe KHÔNG được giữ trên máy. Mất mạng thì chỉ lưu biển số và giờ.
Điều chủ bãi cần biết: phần bản sao này nằm trên điện thoại riêng của nhân viên. Nhân viên nghỉ việc thì gỡ tài khoản của họ — phiên chết ngay và lần mở app sau không tải được gì mới. Muốn xoá sạch phần đã nằm sẵn trên máy đó thì phải xoá dữ liệu trang web trong trình duyệt của chính máy đó; Sổ Quen không với tới được. Đây là lý do không nên cấp tài khoản cho người đã nghỉ.
5 · Giữ bao lâu
Xoá tự động hằng ngày, không cần ai bấm. Ba ngày đủ cho tranh chấp trả xe thông thường. Xe còn trong bãi thì ảnh còn giữ — đó là thứ dùng để trả đúng xe cho đúng người.
Đây là chứng từ doanh thu, chủ bãi cần giữ để đối chiếu nghĩa vụ thuế.
Chủ bãi ngừng dùng Sổ Quen và yêu cầu xoá thì toàn bộ dữ liệu của bãi đó được xoá.
6 · Ai xem được
Dữ liệu của mỗi bãi tách hoàn toàn với bãi khác — không bãi nào đọc được dữ liệu của bãi nào, kể cả khi biết chính xác mã bản ghi.
Trong một bãi: nhân viên xem được danh sách xe và lượt gửi để làm việc. Báo cáo doanh thu và bảng giá chỉ chủ bãi xem và sửa được. Ảnh xe chỉ xem được sau khi đăng nhập, qua đường dẫn có chữ ký hết hạn sau một phút.
7 · Quyền của người có dữ liệu
Chủ thể dữ liệu có quyền biết, xem, sửa, rút lại đồng ý, xoá, hạn chế và phản đối việc xử lý dữ liệu của mình.
NĐ 356/2025 thay hạn “72 giờ” chung chung của NĐ 13/2023 bằng hạn riêng cho từng loại yêu cầu:
Hãy liên hệ trực tiếp điểm trông xe nơi bạn gửi. Chủ bãi là bên nắm dữ liệu và là bên thực hiện được các yêu cầu này. Sổ Quen chỉ hỗ trợ chủ bãi về mặt kỹ thuật.
8 · Thay đổi chính sách
Chính sách thay đổi sẽ được cập nhật tại trang này kèm ngày cập nhật mới. Thay đổi ảnh hưởng đáng kể tới dữ liệu đang lưu sẽ được báo tới chủ bãi trước khi áp dụng.